INTRODUCCIÓN.

Esta Política de Protección de Datos describe cómo EVACOL S.A.S recopila, utiliza, comparte y protege la información personal cuando interactúa con cliente, proveedor, contratista, empleado o cualquier otra persona en una relación comercial con nuestra compañía.

La información que nos proporcione será utilizada para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales, ya sea a través de cualquiera de nuestras plataformas o medios de contacto con EVACOL S.A.S . Esta información es esencial para facilitar nuestras actividades comerciales y prestarle los servicios que ofrecemos.

Nuestra política le garantiza el derecho a actualizar, corregir o eliminar sus datos y a revocar su consentimiento en cualquier momento. Todo esto en cumplimiento de la Ley Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables en Colombia.

OBJETIVO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El objetivo de esta política es establecer los lineamientos y reglas para garantizar la protección de los datos personales de todas las personas naturales con las que EVACOL S.A.S. tiene relación. La política asegura que los titulares puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización para su tratamiento, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables.

Además, se busca informar sobre los derechos de los titulares y las finalidades del tratamiento de la información dentro de nuestras actividades comerciales. La política detalla los canales a través de los cuales los titulares pueden ejercer sus derechos, asegurando el cumplimiento de las obligaciones legales y corporativas. EVACOL S.A.S. se compromete a la recolección, uso, almacenamiento y circulación de los datos personales bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, garantizando que estos sean tratados conforme a las autorizaciones otorgadas por los titulares.

ALCANCE.

EVACOL S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, garantizará la seguridad, confidencialidad y calidad en el manejo de la información, cumpliendo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normativas vigentes sobre protección de datos personales que la modifiquen, adicionen o complementen.

Esta política se aplica a todas las bases de datos físicas y digitales que EVACOL S.A.S administra, ubicadas en sus sedes o en las jurisdicciones donde tenga presencia comercial o productiva. Es vinculante para todos los procesos en los que se recolecten, utilicen, circulen, procesen, almacenen, transmitan o transfieran datos personales. Esto incluye datos de accionistas, socios, empleados, proveedores, contratistas, asesores y cualquier persona que, en el marco de una relación comercial o jurídica, suministre información a EVACOL S.A.S.

La presente política describe los lineamientos y procedimientos que EVACOL S.A.S seguirá para garantizar el tratamiento adecuado de los datos personales y proteger los derechos de los titulares de la información. Cualquier tratamiento de datos se realizará con base en la autorización otorgada por el titular y para las finalidades que hayan sido informadas previamente.

EVACOL S.A.S obtiene y utiliza información personal en los siguientes casos:

• Interacción con nuestras plataformas o instalaciones físicas: Cuando usted nos proporciona información a través de nuestras plataformas digitales (sitio web, aplicaciones, correo electrónico, etc.) o al visitarnos en nuestras sedes físicas.
• Relación comercial con EVACOL S.A.S: Si usted establece o mantiene una relación comercial con nosotros como cliente, proveedor, contratista, asesor, colaborador o cualquier otro tipo de tercero vinculado.
• Consultas o compras: Al realizar compras o consultas en cualquiera de nuestras plataformas, ya sea en línea o en nuestras instalaciones físicas, obtenemos información que es utilizada para mejorar la experiencia del servicio.

EVACOL S.A.S se compromete a utilizar esta información únicamente para fines comerciales y operativos relacionados con sus productos y servicios, en cumplimiento con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

DESTINATARIO

La presente política está dirigida a nuestros clientes, usuarios, empleados, proveedores, aliados comerciales y, en general, a todos los grupos de interés con los cuales EVACOL S.A.S realiza tratamiento de información personal.

AUTORIZACIÓN.

Para garantizar que todos los Titulares de los datos personales tengan acceso a la presente Política y puedan ejercer su derecho, EVACOL S.A.S. ha implementado diversas medidas de comunicación para dar a conocer el Tratamiento de sus Datos Personales y las condiciones bajo las cuales se realiza dicho Tratamiento. Entre estas medidas se destacan:

1. Publicación de un "Aviso de Privacidad" en la página web de la Compañía y en sus instalaciones, donde se indica el alcance de la normativa y las Políticas de Tratamiento
2. Disponibilidad de un enlace directo desde el portal corporativo evacol.com, en el cual los usuarios pueden acceder al contenido completo de esta Política, accesible desde cualquier explorador a nivel nacional.
3. Avisos en las instalaciones físicas de la Compañía que contienen la información clave de la presente Política.

A partir de la recolección de los Datos Personales, EVACOL S.A.S. solicitará una autorización a los Titulares, informándoles sobre las finalidades específicas para las cuales se recopila dicha información. Esta autorización podrá ser otorgada mediante los siguientes medios: (i) de forma escrita, (ii) de manera oral o (iii) a través de conductas inequívocas que permitan concluir que el Titular ha otorgado su consentimiento.

La Compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesario obtener la autorización del Titular en los siguientes casos: (i) Información requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Situaciones de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTIA DE TRATAMIENTO.

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta tanto las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, como las siguientes, tal como se indican a continuación:

1. Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que se debe otorgar a EVACOL S.A.S para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su Política de Protección y Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Entiéndase como la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Protección y Tratamiento de datos personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales e información por parte de EVACOL S.A.S.
3. Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que será objeto de tratamiento por parte de EVACOL S.A.S, esto teniendo en cuenta lo establecido en la presente Política de Protección y Tratamiento de datos personales.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato privado: Debe entenderse por dato privado aquel dato personal que por su carácter reservado e íntimo es exclusivo de la esfera personal del titular.
6. Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución, la ley o la jurisprudencia como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna.
7. Dato semiprivado: Debe entenderse por dato semiprivado aquel que, siendo un dato personal, es conocido y de interés solo para el titular de los datos y un determinado sector de personas o de la sociedad en general, pero sin ser privado, reservado o público.
8. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
9. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.
10. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
11. Registro Nacional de Bases de Datos: Significa el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento, que operan en Colombia.
12. Responsable del Tratamiento: Corresponde a EVACOL S.A.S o la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las finalidades de las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
13. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
15. Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en EVACOL S.A.S son:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen, adicionen o modifiquen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, las cuales deben ser informadas al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

EVACOL S.A.S tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.

Los datos y autorizaciones de tratamiento se recolectarán por medios físicos en las oficinas directas de EVACOL S.A.S., puntos de venta físico, por medios electrónicos, o a través de la página web de EVACOL S.A.S. o de cualquiera de sus unidades de negocio.

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de EVACOL S.A.S. y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

No obstante, EVACOL S.A.S. podrá operar las bases de datos mediante un encargado del tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a EVACOL S.A.S. como frente al encargado designado por ésta.

USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS.

Los Datos Personales que recolecta EVACOL S.A.S. son incluidos en unas Bases de Datos a las cuales tienen acceso el personal y los terceros autorizados de la Compañía en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección. En todo caso, por medio de esta Política que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de EVACOL S.A.S. se garantiza que la información y los datos personales recolectados y administrados serán única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de la Compañía. Específicamente las siguientes finalidades:

10.1. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los accionistas de EVACOL S.A.S., serán las siguientes:

1. Finalidades varias-Procedimientos administrativos.
2. Efectuar el pago de dividendos.
3. Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionistas.
4. Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.

10.2. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los clientes de EVACOL S.A.S., serán las siguientes:

1. Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
2. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
3. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
4. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
5. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
6. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
7. Realizar la debida actualización de datos.
8. Gestión contable, fiscal y administrativa serán utilizados para la gestión integral de cobros y pagos, la administración de clientes, y la emisión de facturas, cumpliendo con las obligaciones contables, fiscales y administrativas de EVACOL S.A.S .
9. Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
10. Registrar a los titulares como clientes o evaluarlos como clientes potenciales de EVACOL S.A.S
11. Analizar el riesgo financiero de EVACOL S.A.S
12. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los productos y/o servicios de EVACOL S.A.S
13. Consultar la información del titular en listas restrictivas e inhibitorias, incluidas aquellas relacionadas con prevención de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LAFT), para asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes y prevenir riesgos asociados a actividades ilícitas.

10.3. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores de EVACOL S.A.S., serán las siguientes:

1. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual sostenida con EVACOL S.A.S
2. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de EVACOL S.A.S y el proveedor.
3. Procedimientos y gestiones administrativas y fiscales.
4. Suministro de bienes y la prestación de servicios acordados.
5. Gestiones de facturación y las operaciones encaminadas para su efectividad.
6. Remisión de información a los titulares relacionada con el objeto social de la Compañía.
7. Salida y entrada de documentos.
8. Campañas de actualización de datos personales e información objeto del tratamiento de datos personales.
9. Gestión económica y contable de los datos del titular.
10. Histórico de relaciones comerciales.
11. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
12. Gestiones tributarias y de recaudo.
13. Encuestas de opinión.
14. Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
15. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
16. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
17. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
18. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre EVACOL S.A.S y el Proveedor y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones, sin perjuicio de que, conforme al marco legal de esta política de tratamiento de datos personales, el titular pueda solicitar modificar, eliminar y/o corregir la información reportada.
19. Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores de EVACOL S.A.S
20. Consultar la información del titular en listas restrictivas e inhibitorias, incluidas aquellas relacionadas con prevención de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LAFT), para asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes y prevenir riesgos asociados a actividades ilícitas.

10.4.Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los visitantes, personal autorizado y contratistas autorizados, serán las siguientes:

1. Contar con la información necesaria, en caso que se presente una emergencia al interior de las instalaciones de EVACOL S.A.S, así como darle el uso necesario para gestionar dicha emergencia, en relación con los titulares de los datos personales objeto del tratamiento.
2. Proteger la seguridad de las instalaciones de EVACOL S.A.S y de los titulares en el interior de las mismas.
3. Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, visitantes, personal autorizado, contratistas autorizados o personas naturales y demás actividades de seguridad física.
4. Tomar fotografías a su cédula de ciudadanía o documento de identificación para efectos de establecer la trazabilidad de entrada y salida a las instalaciones de la compañía.
5. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índoles disciplinarias o penales según sea el caso, así como para administrar el ingreso de personas a las instalaciones de EVACOL S.A.S
6. Controlar el acceso a las instalaciones de la Compañía mediante la recolección de datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones de video, entre otros).

10.5.Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores, practicantes y/o candidatos a una vacante de EVACOL S.A.S , serán las siguientes:

1. Administrar auditorías y gestionar los sistemas y bases de datos de EVACOL S.A.S.
2. Contactar a los titulares para enviar información relacionada con la relación contractual y las obligaciones mantenidas con EVACOL S.A.S.
3. Almacenar y procesar la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, utilizando el formato más conveniente.
4. Cumplir con las obligaciones como responsable del tratamiento, en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones según lo estipulado en el contrato de trabajo o conforme a la ley.
5. Desarrollar programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo, basados en la información médica y de salud ocupacional obtenida desde el ingreso del trabajador y durante la ejecución de sus actividades.
6. Implementar programas de formación, capacitación y entrenamiento según el cargo de los trabajadores.
7. Ejecutar los contratos celebrados con los titulares de los datos personales.
8. Gestionar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atendiendo solicitudes de información, reclamaciones, y tramitaciones relacionadas con la terminación del contrato o la revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
9. Gestionar consultas realizadas por los titulares de la información.
10. Manejar información asociada a procesos de selección y vinculación laboral.
11. Enviar información, requerimientos y notificaciones a comerciantes, clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y accionistas.
12. Facilitar la comunicación eficiente relacionada con productos, servicios, ofertas, promociones y otros contenidos de EVACOL S.A.S.
13. Realizar encuestas o sondeos de opinión entre clientes potenciales.
14. Mantener contacto constante con los interlocutores clave de la empresa.
15. Informar sobre novedades, cambios y modificaciones de productos y servicios.
16. Administrar sorteos, gestionar comunidades, y promover productos y servicios, además de informar sobre actividades y eventos de la empresa.
17. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y otras actividades de mercadeo, estadísticos y administrativos necesarios para el desarrollo del objeto social de la empresa.
18. Cumplir con exigencias legales y responder a requerimientos de autoridades judiciales.
19. Notificar sobre cambios en la Política de Tratamiento de Datos Personales y solicitar nuevas autorizaciones cuando sea necesario.
20. Informar sobre actualizaciones en las políticas de tratamiento de la información.
21. Gestionar procesos de cobro y cobranza.
22. Responder a requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en el ejercicio de sus funciones.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con las normas constitucionales y legales, el titular de la información recopilada en nuestras bases de datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a EVACOL S.A.S o frente al encargado del tratamiento de datos personales:

1. Acceder de manera gratuita a sus datos personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos.
2. Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales.
3. Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información personal.
4. Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Revocar, en cualquier momento, la autorización para el tratamiento de sus datos personales, modificarla o condicionarla. Solicitar la supresión del dato, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.

El ejercicio de estos derechos se podrá realizar por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes, se ejercerán por las personas que están facultadas para representarlos.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

Con el fin de salvaguardar los derechos de los titulares de la información personal en nuestras bases de datos, EVACOL S.A.S. ha definido el siguiente procedimiento unificado para consultas, reclamos, y solicitudes sobre protección de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El titular de la información podrá, en cualquier momento, solicitar acceso a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de EVACOL S.A.S., así como información sobre las autorizaciones otorgadas para su tratamiento. También podrá realizar solicitudes de modificación, actualización, rectificación, supresión o revocación de los datos personales.

• Al menos una vez cada mes calendario.
• Cuando existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de datos.

El titular deberá enviar una solicitud a EVACOL S.A.S. por cualquier de sus medios establecidos. Esta solicitud debe incluir:

• Nombre completo del titular y, en caso de representación, del apoderado.
• Copia del documento de identificación del titular o del apoderado, si aplica.
• Descripción clara y precisa de los datos que se desean consultar, modificar, actualizar, suprimir o revocar.
• Dirección de contacto para recibir la respuesta.

La respuesta a las solicitudes realizadas por parte del titular de la información será tratada según los tiempos establecidos.

• EVACOL S.A.S. dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Si no es posible atender la consulta en ese plazo, se notificará al titular, explicando los motivos de la demora, y se proporcionará una nueva fecha de respuesta que no podrá exceder los cinco (5) días hábiles adicionales al primer término.
• La respuesta se emitirá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud. Si no es posible resolver la solicitud en ese término, se informará al titular sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de resolución, que no excederá los diez (10) días hábiles adicionales.

El titular podrá presentar reclamos para corregir, actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales o revocar la autorización para su tratamiento, si considera que existe una vulneración de sus derechos.

El reclamo debe presentarse por cualquiera de los canales establecidos, con la siguiente información:

• Nombre completo del titular o su apoderado.
• Documento de identificación del titular o apoderado.
• Descripción detallada del reclamo, identificando los datos que se quieren corregir, modificar, suprimir o revocar.
• Documentos o pruebas que respalden el reclamo.

• Si el reclamo resulta incompleto, EVACOL S.A.S. requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las deficiencias. Si entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, trasladará el reclamo a la persona o área adecuada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y notificará al titular sobre la situación.
• Una vez recibido el reclamo completo, EVACOL S.A.S. incluirá en su base de datos una leyenda que indique “Reclamo en trámite” en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
• La respuesta al reclamo será emitida dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción del reclamo completo. Si no es posible responder dentro de este plazo, se informará al titular sobre las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular o sus causahabientes solo podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante EVACOL S.A.S.

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER PERSONAL

EVACOL S.A.S cuenta con un Oficial de Protección de Datos Personales encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos. El Oficial de Protección de Datos Personales será nombrado por la Junta Directiva y sus funciones estarán claramente especificadas para asegurar la correcta gestión de los derechos de los titulares.

El tratamiento de datos personales de menores de edad estará condicionado al respeto y garantía de sus derechos fundamentales. Los datos de menores de edad sólo podrán ser tratados con la autorización de los representantes legales del menor.

El tratamiento de datos sensibles se hará con autorización expresa del titular de la información y se tomarán medidas adicionales de seguridad para proteger este tipo de datos.

Los encargados del tratamiento de datos personales de EVACOL S.A.S deberán cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos establecidos en la ley.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

EVACOL S.A.S se compromete a aplicar medidas técnicas, administrativas y legales necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y protegerlos de acceso no autorizado, adulteración, pérdida y uso indebido.

CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA, GRABACIONES Y FILMACIONES.

EVACOL S.A.S. puede implementar cámaras de videovigilancia en sus instalaciones con el fin de garantizar la seguridad de sus clientes, empleados y visitantes. Las imágenes y grabaciones obtenidas serán utilizadas exclusivamente para propósitos de seguridad y auditoría de los procesos que se lleven a cabo en todas las instalaciones. Dichos datos serán almacenados bajo estrictas condiciones de confidencialidad y seguridad, en cumplimiento con la normativa vigente de protección de datos personales.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política de tratamiento de datos personales es actualizada a partir del 1 de agosto de 2024. Cualquier modificación sustancial a esta política será comunicada oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto.